Vanwege deze gestage evolutie, groeide de nood aan een nieuwe overlegstructuur. Sinds enkele jaren was er reeds een formeel Vlaams coördinatorenoverleg. Op dit overleg werd nieuw ontwikkelde expertise uitgewisseld tussen de verschillende bosgroepen. De laatste tijd echter, groeide de noodzaak bij bestuurders om naar het voorbeeld van de coördinatoren een eigen overlegplatform te creëren. Er waren over de bosgroepgrenzen heen al enkele spontane contacten geweest, maar een structureel overleg ontbrak. In het voorjaar van 2005 echter, staken enkele bestuurders de koppen bij elkaar, en na overleg met het Agentschap voor Natuur en Bos besloten ze om een eerste Vlaams bestuurdersoverleg samen te roepen.
Op 15 oktober laatstleden, verzamelden 26 bestuurders uit heel Vlaanderen te Sint-Pieters Leeuw in het kasteel van Groenenberg; het eerste formele overleg was een feit!

Dit eerste overleg was vooral bedoeld als een uitgebreide kennismaking gevolgd door een brainstorm. Na de kennismaking werd in kleine groepjes nagedacht en gediscussieerd over uitdagingen, missies, middelen, strategieën... De dagen na het overleg werd een synthese gemaakt, die de basis vormt voor een verder overleg. Elke Vlaamse bestuurder kreeg ondertussen de synthese, en kreeg zodoende de kans om opmerkingen en/of suggesties te forumuleren. Op deze manier kan er zich op Vlaams niveau een brede, doelgerichte discussie ontwikkelen. Met dit instrument in handen, heeft elke bestuurder de kans om zijn vragen en/of bedenkingen op de juiste plaats te krijgen. Een vervolg van deze eerste vergadering zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2006.

Omdat vastgesteld werd dat sommige actieve bestuurders zo nu en dan aan de privé-sfeer ontrukt werden om een zekere tijd aan hun geliefde bosgroep te besteden, werd als blijk van respect besloten om ook de partners uit te nodigen. Terwijl de bestuurders in het kasteel Groenenberg vergaderden, werden de partners getrakteerd op een feestelijk programma; voor de middag kregen ze een rondleiding in de schitterende museumtuinen van het kasteel van Gaasbeek, na de gezamelijke lunch kregen ze een rondleiding in het kasteel zelf. Hier liep een zeer gesmaakte tentoonstelling van modeontwerpster Kaat Tilly! De formule bestuurdersoverleg met partner was eveneens een voltreffer. Afgaande op de sfeer achteraf bij een afsluitend drankje, kan aangenomen worden dat een nieuwe standaard gezet is.

Voor de synthese van het overleg of de deelnemerslijst kan iedereen terecht bij de bosgroep in zijn regio.

Initiatiefnemers waren Jacky Paumen (bosgroep Noord-Hageland), Marc Goossens (bg West-Limburg), Willy Vanbergen (bg Kempense Heuverlug) en Jan Milis (bg Zuiderkempen). Voor het Agentschap voor Natuur en Bos trokken Carl De Schepper (hoofd cel bosbeleid), Wim Demaeyer (coördinator Vlaamse bosgroepen) en Sus Willems (beleidsmedewerker bosgroepen) mee aan de kar.